FAQ – Rappels d'entretien, automatisation et logiciel pour artisans

Agendrop est un logiciel en ligne pour les entreprises de maintenance (chauffage, climatisation, ramonage, traitement de l'eau, etc.). Il automatise les rappels d'entretien par SMS, la prise de rendez-vous en ligne et l'organisation du planning. Cette FAQ répond aux questions les plus fréquentes.

Questions fréquentes des artisans

Réponses aux questions que les artisans se posent sur les problèmes métier, l'automatisation des rappels, les comparaisons d'outils et les enjeux financiers ou légaux.

1. Problèmes fréquents

Comment éviter les oublis d'entretien chez mes clients ?

Pour éviter les oublis, il faut mettre en place un système qui enregistre la date du dernier entretien par client et par équipement, puis déclenche automatiquement une relance avant l'échéance (par ex. 1 mois avant). Un agenda ou des post-it ne suffisent pas dès que le volume augmente. Un logiciel dédié aux échéances récurrentes (12, 24 ou 36 mois) envoie les rappels sans action manuelle et sécurise le renouvellement.

Pourquoi les clients oublient-ils leurs entretiens annuels ?

Les clients ont d'autres priorités et ne notent pas la date d'échéance. Sans rappel de votre part, l'entretien sort de leur radar. Un SMS ou un email envoyé au bon moment (par ex. 3 à 4 semaines avant la date) les replace dans le contexte et augmente fortement le taux de prise de rendez-vous. La régularité des relances professionnalise aussi votre image et renforce la confiance.

Quel est l'impact financier des entretiens non renouvelés ?

Chaque client perdu représente une perte de chiffre d'affaires récurrent (entretien annuel, pièces, dépannages). Sur des centaines de clients, les oublis de relance peuvent faire perdre 10 à 30 % du CA potentiel. Automatiser les rappels limite les fuites, stabilise le CA et évite de devoir compenser par du prospection.

Comment sécuriser mon chiffre d'affaires récurrent ?

En centralisant les échéances (dernier entretien + fréquence) et en envoyant des relances automatiques, vous ne dépendez plus de votre mémoire ou d'un tableur oublié. Les clients sont contactés au bon moment, le taux de renouvellement augmente et le CA récurrent devient prévisible. Un outil dédié aux rappels d'entretien est plus fiable qu'un processus manuel.

Est-il obligatoire de relancer un client pour un entretien ?

En France, il n'y a pas d'obligation générale de relancer pour un entretien courant (hors contrats d'entretien spécifiques ou garanties constructeur). En revanche, relancer est une bonne pratique commerciale et technique : cela sécurise vos revenus, entretient la relation client et peut être exigé dans le cadre d'un contrat d'entretien souscrit par le client.

Comment augmenter le taux de renouvellement des contrats ?

Envoyer des rappels au bon moment (avant l'échéance), avec un message clair et personnalisé (prénom, type d'équipement), augmente les prises de rendez-vous. Proposer un lien ou un créneau de réservation en ligne réduit la friction. Automatiser évite les oublis et envoie les relances à tous les clients concernés, sans en sauter.

Comment structurer mes échéances annuelles ?

Enregistrez pour chaque client la date du dernier entretien et la fréquence (12, 24 ou 36 mois). Le logiciel calcule la prochaine échéance et peut déclencher un rappel (SMS ou email) à J-30 ou J-45. Ainsi vous avez une vue claire des échéances à venir et aucun client ne sort du cadre sans relance.

2. Automatisation & organisation

Comment automatiser les rappels d'entretien ?

Pour automatiser les rappels d'entretien, il faut un logiciel qui gère des échéances récurrentes (12, 24 ou 36 mois) et envoie automatiquement des SMS ou emails aux clients concernés. Contrairement à un agenda ou un CRM généraliste, une solution dédiée évite les oublis, structure les relances et sécurise le chiffre d'affaires récurrent.

Quel logiciel permet d'envoyer automatiquement des rappels par SMS ?

Les logiciels spécialisés « rappels d'entretien » ou « relance clients » permettent de définir la fréquence (12, 24, 36 mois), d'associer chaque client à sa dernière intervention et d'envoyer les SMS automatiquement à l'approche de l'échéance. Ils se distinguent des CRM ou logiciels de devis qui ne gèrent pas nativement les échéances récurrentes et les envois programmés.

Peut-on programmer des relances à 12 ou 24 mois ?

Oui. Un logiciel de rappels d'entretien permet de paramétrer la fréquence par type de prestation (entretien chaudière 12 mois, ramonage 12 mois, entretien climatisation 24 mois, etc.). À partir de la date du dernier passage, le système calcule la prochaine échéance et envoie le rappel à la date choisie (ex. 1 mois avant).

Comment gérer plusieurs centaines d'échéances ?

Un tableur ou un agenda deviennent ingérables au-delà de quelques dizaines d'échéances. Un logiciel dédié centralise les dates, calcule les échéances et envoie les relances sans intervention. Vous gardez une vue (tableau de bord, export) des échéances à venir sans avoir à tout mettre à jour à la main.

Peut-on proposer des créneaux automatiquement ?

Oui, avec un logiciel qui inclut la prise de rendez-vous en ligne : vous ouvrez des créneaux (jour, horaire, secteur), et le client reçoit un lien pour choisir son créneau. Le rendez-vous est enregistré automatiquement. Cela réduit les allers-retours téléphoniques et améliore le taux de conversion des rappels.

Comment éviter les relances manuelles ?

En utilisant un outil qui enregistre la date du dernier entretien et la fréquence, puis envoie les SMS ou emails selon un calendrier défini. Plus besoin de parcourir une liste ou un tableur chaque semaine : les relances partent seules, à la bonne date, pour tous les clients concernés.

Comment organiser son planning de maintenance ?

En associant les échéances à des créneaux ou secteurs géographiques : vous voyez quelles interventions arrivent à échéance, vous ouvrez des créneaux par zone ou par jour, et les clients peuvent réserver. Un logiciel de planification dédié à la maintenance récurrente permet de lisser la charge et d'optimiser les trajets.

3. Comparaison avec autres solutions

Un CRM suffit-il pour gérer les rappels d'entretien ?

La plupart des CRM sont conçus pour le suivi commercial (prospects, ventes) et non pour les échéances récurrentes par équipement. Ils ne calculent pas automatiquement « dernier passage + 12 mois » ni n'envoient des rappels ciblés à date fixe. Pour des rappels d'entretien fiables et automatisés, un outil dédié ou un module « maintenance récurrente » est plus adapté.

Quelle différence entre un logiciel de devis et un logiciel de relance ?

Un logiciel de devis gère les offres, les factures et le suivi des chantiers. Un logiciel de relance est centré sur les échéances récurrentes (entretiens) et l'envoi automatique de rappels (SMS, email). Ils sont complémentaires : le premier pour l'administratif et le chantier, le second pour ne pas oublier de recontacter les clients à échéance.

Excel est-il suffisant pour gérer les échéances ?

Pour une poignée de clients, un tableur peut suffire. Au-delà, les mises à jour manuelles, les oublis et l'absence d'envoi automatique de SMS deviennent des risques. Un logiciel dédié met à jour les échéances (après chaque intervention), envoie les rappels sans action de votre part et évite les erreurs de formules ou de dates.

Quelle est la meilleure solution pour un chauffagiste ?

Une solution qui gère les échéances d'entretien annuel (chaudière, pompe à chaleur), envoie des rappels automatiques par SMS ou email et, si besoin, permet au client de prendre rendez-vous en ligne. Idéalement compatible avec votre activité (un ou plusieurs techniciens, secteurs) sans être surdimensionnée (logiciel de devis/facture reste à part).

Quelle solution pour automatiser les relances en BTP ?

Pour les métiers du BTP avec entretiens récurrents (chauffage, clim, ramonage, traitement de l'eau), un logiciel de rappels d'entretien qui gère les échéances 12/24/36 mois et envoie des SMS automatiques est adapté. Il peut s'ajouter au logiciel métier existant (devis, facturation) sans le remplacer.

Agendrop est-il compatible avec un logiciel métier existant ?

Oui. Agendrop ne remplace pas votre logiciel de devis, facturation ou gestion d'interventions. Vous importez votre base clients (CSV), vous paramétrez les types d'entretien et les rappels. Agendrop envoie les SMS et gère la prise de rendez-vous en ligne ; le reste reste dans votre outil actuel.

4. Questions sur Agendrop

À qui s'adresse Agendrop, choix d'offre selon l'organisation, tarifs, mise en place, RGPD, fonctionnalités complémentaires (SMS promotionnel, relance par email, Google Agenda, secteurs géographiques par rayon).

À qui s'adresse Agendrop ?

Agendrop s'adresse aux artisans et entreprises qui réalisent des entretiens récurrents : chauffagistes, installateurs, ramoneurs, professionnels du traitement de l'eau, de la climatisation, du solaire, etc. Il convient aux indépendants comme aux structures avec plusieurs techniciens, qui veulent automatiser les rappels et sécuriser leur CA sans changer de logiciel de facturation.

Combien coûte l'automatisation des rappels ?

Avec Agendrop, l'offre Essentielle (rappels automatiques par SMS) est à 90 € HT par an. L'offre Planification (rappels + prise de rendez-vous en ligne) est à 29 € HT par mois. Les SMS sont inclus dans l'offre. Option relance par email : 4 € HT par mois. Pas de coût par utilisateur ni par client.

Combien de temps faut-il pour mettre en place Agendrop ?

Offre Essentielle : environ 30 minutes (import des clients, types d'entretien, paramétrage des messages). Offre Planification : environ 1 heure en incluant la configuration des créneaux. Ensuite le système fonctionne en continu ; seuls les créneaux sont à ouvrir régulièrement si vous utilisez la prise de rendez-vous en ligne.

Est-ce conforme au RGPD ?

Oui. Agendrop gère le consentement pour l'envoi de SMS et emails, intègre un lien de désinscription pour les campagnes promotionnelles et respecte les horaires réglementaires d'envoi. Les données sont hébergées dans le respect de la réglementation en vigueur.

Agendrop remplace-t-il un logiciel de gestion ?

Non. Agendrop ne remplace pas votre logiciel de facturation, devis ou CRM. Il le complète en prenant en charge les rappels d'entretien, les SMS et la prise de rendez-vous en ligne. Vous gardez votre outil métier pour l'administratif et les interventions ; Agendrop sécurise les relances et la relation client récurrente.

Quelle offre est la plus adaptée selon l'organisation de mon entreprise ?

L'offre Essentielle convient aux indépendants, aux petites structures comme aux structures plus importantes, qui veulent uniquement automatiser les rappels d'entretien par SMS sans prise de rendez-vous en ligne : une seule personne ou peu de techniciens, pas besoin de créneaux ni de secteurs. L'offre Planification est adaptée dès que vous souhaitez que les clients réservent eux-mêmes en ligne, que vous avez plusieurs techniciens, des secteurs géographiques à gérer ou une synchronisation avec Google Agenda. Le choix dépend donc du niveau d'organisation et du volume d'interventions à planifier.

Quelles sont les différentes fonctionnalités complémentaires d'Agendrop ?

Outre les rappels d'entretien automatiques, Agendrop propose : les SMS promotionnels (campagnes ciblées avec consentement et lien de désinscription), l'envoi des relances par email (option 4 € HT/mois pour les clients sans mobile), la synchronisation avec Google Agenda (offre Planification) pour centraliser créneaux et rendez-vous, et la création de secteurs géographiques par rayon autour d'une adresse pour organiser les tournées et proposer des créneaux par zone. S'y ajoutent la personnalisation des messages (variables prénom, type d'équipement, date) et la prise de rendez-vous en ligne intégrée (Planification).

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Comprendre Agendrop et son fonctionnement

Détails sur les offres, les SMS, l'import des clients et l'utilisation au quotidien.

1. Comprendre Agendrop

Qu'est-ce qu'Agendrop, concrètement ?

Agendrop est un logiciel en ligne pour les entreprises de maintenance (chauffage, climatisation, ramonage, traitement de l'eau). Il relance automatiquement vos clients à l'échéance, propose la réservation d'un créneau en ligne (offre Planification) et aide à structurer le planning. Objectif : ne plus oublier de relances, sécuriser le chiffre d'affaires récurrent et gagner du temps.

Est-ce qu'Agendrop remplace mon logiciel de facturation ?

Non. Agendrop ne remplace pas votre logiciel métier ou CRM. Il vient en complément : le logiciel de facturation gère devis et factures ; Agendrop s'occupe des rappels d'entretien, des SMS, de la planification des créneaux et de la communication client. Solution légère, simple à mettre en place et à entretenir.

2. Mise en place et fonctionnement

Combien de temps faut-il pour démarrer ?

Offre Essentielle : environ 30 minutes. Offre Planification : environ 1 heure. Ce temps couvre l'import des clients, la création des types d'entretien et le paramétrage des messages. L'offre Essentielle peut tourner plusieurs années sans modification ; l'offre Planification demande d'ouvrir des créneaux. Une formation peut accompagner la mise en place stratégique.

3. Les deux offres expliquées simplement

Que fait l'offre Essentielle ?

Elle automatise les rappels d'entretien. Exemple : un entretien chaudière fait le 10 mars 2025 déclenche un SMS en février 2026. Idéal pour sécuriser les relances, éviter les oublis et structurer la base clients.

Que fait l'offre Planification en plus ?

Elle permet au client de réserver un créneau en ligne : vous ouvrez des créneaux (ex. mardi matin secteur Montpellier), les clients reçoivent un message, choisissent leur créneau, le rendez-vous est enregistré automatiquement. Les clients ne peuvent réserver que sur les créneaux que vous ouvrez.

Peut-on connecter Agendrop à Google Agenda ?

Oui, avec l'offre Planification. Les créneaux et les rendez-vous pris sont synchronisés vers un calendrier Google pour intégrer Agendrop dans votre organisation actuelle.

4. SMS et emails

Comment fonctionnent les SMS ?

Les SMS sont envoyés automatiquement selon la fréquence définie (12, 24 ou 36 mois). Vous pouvez personnaliser le texte, le nom d'expéditeur et les variables (prénom, date, type d'équipement).

Et si un client n'a pas de numéro de mobile ?

L'option Email (4 € HT/mois) fonctionne comme les SMS : même fréquence, même personnalisation, lien de prise de rendez-vous possible, rappels automatiques. Utile pour les clients professionnels ou sans mobile.

Les SMS sont-ils conformes à la réglementation ?

Oui. Agendrop gère le consentement, ajoute un lien de désinscription pour les campagnes promotionnelles et respecte les horaires réglementaires d'envoi.

5. Gestion des clients

Comment importer ma base clients ?

Import d'un fichier CSV depuis l'onglet Clients. Le système détecte les doublons et propose de les ignorer ou de mettre à jour les informations. Pas besoin de nettoyer la base avant import.

Dois-je nettoyer ma base avant import ?

Non. Agendrop intègre une gestion des doublons.

Combien d'équipements peut avoir un client ?

Un client peut avoir jusqu'à 5 prestations ou équipements associés.

6. Questions pratiques

Est-ce adapté aux indépendants ?

Oui : limiter les appels entrants, organiser les journées par secteur, automatiser les relances sans y penser.

Est-ce adapté aux entreprises avec plusieurs techniciens ?

Oui : création de plusieurs techniciens, organisation des secteurs, ouverture progressive des créneaux, lissage de la charge de travail.

Est-ce compliqué à utiliser ?

Non. Agendrop est conçu pour être simple, rapide à prendre en main et peu chronophage. L'objectif est de passer moins de temps sur l'administratif.

7. Ce qui différencie Agendrop

Les logiciels métiers généralistes (devis, factures, gestion d'interventions) sont conçus pour l'opérationnel. Agendrop est conçu spécifiquement pour :

• automatiser les rappels d'échéance (12, 24, 36 mois…) ;
• gérer le consentement marketing et la désinscription RGPD ;
• envoyer des SMS ciblés sans outil externe ;
• permettre (selon l'offre) la prise de rendez-vous autonome ;
• structurer la planification par secteur géographique.

Comparatif fonctionnel

Comparatif basé sur les fonctionnalités standards disponibles publiquement. Les fonctionnalités peuvent évoluer selon les versions et modules.

Positionnement

Et le prix ?

La plupart des logiciels métiers fonctionnent par utilisateur, avec modules payants et SMS via prestataire externe. Agendrop fonctionne en forfait clair, sans coût par utilisateur, avec SMS intégrés et sans dépendance à un prestataire externe.

Tarifs Agendrop :

• Offre Essentielle : 90 € HT / an
• Offre Planification : 29 € HT / mois

En résumé

Agendrop ne remplace pas votre logiciel métier. Il agit comme une couche d'automatisation spécialisée pour : transformer votre base clients existante en chiffre d'affaires sécurisé, professionnaliser vos relances et moderniser l'expérience client.

8. Support

Comment contacter le support ?

Par email : bonjour@agendrop.fr